Как известно время - это жизнь. Оно необратимо и невосполнимо. Наверняка в жизни каждого из вас возникала ситуация, когда времени крайне не хватало. Подтверждением этому является фраза: «Как жаль, что в сутках только 24 часа!». Время -это единственный ресурс, которого всем не хватает, вне зависимости от возраста, психологического типа, социального и материального положения. Некоторые утверждают, что время – это деньги. На самом деле время дороже денег. Потерянное время, в отличие от потерянных денег, нельзя вернуть.

Тайм-менеджмент – это искусство управления временем. Это одно из самых необходимых искусств для современного человека. Оно заключается в правильном распределении нагрузки в течение определенного периода времени. В теории современного тайм-менеджмента различают понятия:

- хроноса - количественного времени,

- каироса - психологического времени.

Если внешнее, механическое время имеет жесткие, четко ограниченные рамки («в сутках 24 часа»), то психологическое время сильно зависит от нашего восприятия. Наше «внутреннее» время может тянуться гораздо дольше или, наоборот, сжиматься, пролетать мгновенно, поэтому каждый человек может взрослеть или стареть не по календарю, а в соответствии с внутренним, субъективным ощущением времени.

Понятие психологического времени напрямую связано с осознанием ценностей, стремлений, постановкой целей. Если цели выбраны правильно и человек строит свою жизнь (то есть использует свое время) в соответствии с этими целями, то, жизнь становится более наполненной, осмысленной. И, наоборот, если время расходуется бессистемно, не подчинено тому, что для него важно, то оно проходит скоротечно, впустую, остается ощущение «прожитой зря жизни». Люди по своей природе существа общественные, и потому мы любим отвлекаться на разговоры и всевозможные шутки, отвлеченные темы, внеочередные вылазки в Интернет.

Средний рабочий день полон второстепенных занятий, снижающих производительность, —собрания, ответы на e-mail, внезапные посетители, конфликты среди коллег, технические проблемы, посторонние разговоры и пр. Все это нарушает рабочий ритм и отодвигает выполнение заранее запланированных дел. [7]

Тайм-менеджмент – достаточно молодая наука, но тем не менее уже проведено множество исследований и экспериментов в данной предметной области. В результате исследований было установлено, что основными поглотителями рабочего времени являются:

1. Нечеткая постановка цели.

2. Отсутствие приоритетов в делах.

3. Попытка слишком много сделать за один раз.

4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.

5. Плохое планирование трудового дня.

6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.

7. Чрезмерное чтение.

8. Поиск записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.

9. Отрывающие от дел телефонные звонки.

10. Незапланированные посетители.

11. Неспособность сказать «нет».

12. Неполная, запоздалая информация.

13. Затяжные совещания.

14. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.

15. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.

16. Излишняя коммуникабельность.

17. Чрезмерность деловых записей.

18. Синдром «откладывания».

19. Длительные ожидания (например, условленной встречи).

20. Спешка, нетерпение.

21. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.

22. Недостаточный контроль за перепорученными делами.

23. Опоздания

У большинства людей по отношению к тайм-менеджменту существует изначально негативное отношение, предубеждение, что тайм-менеджмент не для нас. В качестве психологической защиты используются различные психологические защиты (оправдания):

• для русских это не подходит, у нас другой менталитет;
• для моей работы не подходит;
• я привык работать в авральном режиме, когда есть спешка и стресс, я лучше работаю;
• тайм-менеджмент на работе – это идеальная схема. В реальных условиях такого результата не достигнуть.

На самом деле это заблуждения. Тайм-менеджменту нужно учиться!

Цели тайм-менеджмента:

• получение высоких результатов за оптимальное время,
• устранение спешки и стресса, уменьшение ошибок,
• повышение удовлетворенности от выполненной работы,
• повышение интереса и мотивации к работе,
• меньшая загруженность работой и освобождение времени для обучения, для близких и друзей

Основой тайм-менеджмента служит планирование, которое и помогает составлять оптимальное расписание. Наконец, когда готовый план на руках и способ достижения каждой цели расписан в деталях, можно приступать к распределению приоритетов. Необходимо выделить первоочередные дела. Следует себе задать вопрос, а сможете ли вы со всем справиться самостоятельно? Если это превышает ваши возможности, то лучшим вариантом будет делегировать часть намеченных обязанностей. Определите одного или нескольких человек, которым вы доверяете, и которые смогут разрешить любые проблемы не хуже вас.

Правила делегирования
(что, когда, кому, как?)

Что делегировать:

• рутинную работу,
• мелкие, незначительные дела,
• работу, требующую узкой специализации,
• подготовительную работу (например, сбор информации),
• участие в совещаниях, если сотрудник может представить позицию руководителя.

Не желательно делегировать:

• управленческие функции (определение политики предприятия, решение стратегических задач, постановку целей, контроль результатов; руководство сотрудниками)
• задачи высокой степени риска
• нестандартные задачи
• актуальные срочные дела, не оставляющие времени для объяснения и проверки
• задачи доверительного характера

Когда делегировать:

• при повышении сотрудника,
• при приеме нового сотрудника, имеющего соответствующую специализацию,
• в случае проблемных или кризисных ситуаций, когда Вам нужно переключиться на решение важных проблем,
• при появлении новых сфер деятельности, соответствующих специальности сотрудника.

Кому делегировать:

• сотрудникам, находящимся в непосредственном подчинении,
• сотрудникам, имеющим соответствующую специализацию,
• способным сотрудникам,
• сотрудникам, имеющим свободное время,
• сотрудникам, которые хотят выполнить трудные или дополнительные задачи,
• с учетом мотивации сотрудников,
• сотрудники, нуждающиеся в приобретении опыта,
• сотрудникам, которых нужно проверить.

Как делегировать:

• крупные и важные задачи необходимо делегировать в приказном порядке, лучше – в письменном виде,
• новые и сложные задачи следует делегировать пятиступенчатым методом:
1. мотивируйте сотрудника,
2. объясните задачу,
3. расскажите (покажите) как делать,
4. скажите о способах контроля, коррекции и оценки,
5. установите сроки и делегируйте,
• делегировать следует заблаговременно, сразу после составления плана
• делегировать задачу следует полностью, а не частями,
• не поручайте одну и ту же работу двум разным сотрудникам, не знающим об этом,
• делегируйте с передачей полной инструкции по выполнению,
• предоставьте сотруднику возможность повышения квалификации,
• обеспечьте сотруднику доступ к необходимой информации,
• при необходимости не забывайте советовать и рекомендовать,
• требуйте отчеты о проделанной работе,
• контролируйте конечные результаты,
• хвалите за успехи, критикуйте за ошибки.

2.1 Метод «Альпы»

Метод “Альпы” состоит из 5 стадий:

1. составление заданий

2. оценка длительности мероприятий по их выполнению;

3. резервирование времени (в соотношении 60:40);

4. принятие решений по приоритетам;

5. контроль и перенос несделанного.

Первая стадия – составление заданий. Для этого необходимо записать все то, что Вы хотите или должны сделать на следующий день:

- задачи из списка дел или из недельного плана;

- невыполненное накануне;

- добавившиеся новые дела;

- сроки, которые надо соблюсти;

- периодически возникающие задачи.

При составлении плана дня рекомендуется придерживаться основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% времени и приблизительно 40% должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел. Если исходить из 10-часового рабочего дня, то планом должно быть охвачено не более 6 часов.

2.2 Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра
(или матрица управления временем)

Этот принцип является простым вспомогательным средством в случаях, когда необходимо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Приоритеты устанавливаются по таким критериям как срочность и важность дела.

Срочное — это то, что требует немедленного внимания. То, что можно обозначить словом «сейчас». Важное значение имеет отношение к результатам. Все дела подразделяются на 4 группы:

1. Срочные/ важные дела – их необходимо выполнять самому руководителю в первую очередь.

2. Срочные/неважные дела - их следует делегировать;

3. Менее срочные/важные задачи – их необязательно выполнять сразу, но выполнять их надо самому.

4. Несрочные/ неважные дела – от их выполнения следует воздержаться

Таблица 2.1 – Матрица Эйзенхауэра

2.3 Метод проглатывания «лягушек»

«Лягушками» в тайм-менеджменте называются не срочные дела и задачи, выполнение которых не отнимает много времени, но является весьма неприятным. Например, позвонить недружелюбному клиенту. Именно последний фактор заставляет большинство людей откладывать их на потом. Несмотря на то, что эти дела и не являются срочными, их невыполнение грозит чаще всего большими неприятностями. Итак, метод состоит в том, что необходимо составить список из всех накопившихся «лягушек» и «проглатывать» каждое утро по одной. Делать это стоит именно утром, чтобы целый день ходить в приподнятом настроении, потому что самое неприятное дело дня уже сделано.

2.4 Метод борьбы со «слонами»

«Слоны», по тайм-менеждменту, – это объемные задачи, которые на первый взгляд кажутся очень сложными и трудоемкими. Проглотить сразу целого «слона» невозможно, зато можно разбить его на «бифштексы» и проглатывать каждый из них по отдельности. Однако при реализации этого метода существует две важные детали: каждый день съедать по бифштексу и дробить слона на бифштексы таким образом, чтобы каждый из них являлся существенным, приближал к поставленной цели и в тоже время являлся просто реализуемым в течение дня.

2.5 Метод Мартини

Метод Мартини был разработан Энтони Берджесс (Anthony Burgess). По сути, это один из способов мотивации, который заключается в поощрении самого себя за выполнение работы. Таким образом, необходимо после постановки цели решить, чем можно будет себя вознаградить в случае выполнения поставленной задачи.

2.6 Метод швейцарского сыра

Данный метод заключается в отсутствии логического планирования. Пользуясь им для решения задачи, необходимо каждый день «выедать» из задачи по чуть-чуть, то есть выполнять небольшую часть в случайном порядке, не думая о ее глобальности. Таким образом, через некоторое время задача будет выполнена уже больше чем на половину, и дорешать ее не составит никакого труда.

2.7 «Календарик-пинарик»

Данный календарь составляется следующим образом: сначала выбирается интервал времени до какого-нибудь существенного события (например, окончания университета и т.д.), потом расчерчивается тетрадный листок, таким образом, чтобы каждая клеточка соответствовала одному дню. В случае плодотворно проведенного дня, выполнения всех задач, клеточка соответствующая данному дню закрашивается, если же день прошел впустую в клеточке ставиться крестик. Для закрашивания клеток могут быть использованы различные цвета (например, зеленый цвет – успех, красный цвет – неудача, желтый цвет – большая часть запланированных задач выполнена).По окончании недели, месяца или года вам станет ясно, насколько плодотворно используется ваше время, главное быть честным с самим собой. Календарик-пинарик является не только средством контроля, но и служит способом мотивации. Существуют различные программы-органайзеры (do-Organizer, MyLife Organized) и программное обеспечение, способствующие организации рабочего времени (RescueTime, ManicTime, Wakoopa).

Темперамент человека зачастую определяет его отношение к различным видам работ. Людям с вспыльчивым характером больше подходит метод «швейцарского сыра», так как вид ежедневных работ можно подобрать под настроение. Для тех же, кто ведет размеренный образ жизни и способен методично следовать плану, лучше воспользоваться методом борьбы со «слонами». Также необходимо определить свои «рабочие часы». Дела, требующие большой отдачи необходимо совершать в часы пика умственной активности, определенные согласно личным биоритмам. «Совам» важные и ответственные дела лучше выполнять во второй половине дня, для «жаворонков» же - все строго наоборот.

Личностям, подверженных перфекционизму, следует научиться доверять себе, своим знаниям, верить в себя и свои возможности, не бояться ошибиться и не корить себя за допущенные неточности.

Особенно независимым личностям рекомендуется принимать помощь в случаях, если это необходимо, а также не бояться показаться глупым, задавая вопросы, потому что нет людей, которые знают все. Ведь «не стыдно не знать, стыдно не пытаться узнать!»

Для контроля за использованием личного времени лучше всего применять самофотографию, т.е. заниматься самоконтролем. Также следует создавать динамику дня, ведь чем более насыщенным он будет, тем больше в итоге получится сделать. Вместо ощущения «зря прожитого» дня появляется чувство удовлетворения своими действиями. Эту тенденцию отображает «календарик-пинарик», который также позитивно мотивирует на дальнейшую активную деятельность. В увеличении уровня мотивации с целью достижения лучшего результата может помочь метод мартини.

Тайм-менеджмент является универсальным инструментом по управлению временем, который каждый человек может видоизменить, дополнить и подстроить его под свой образ жизни и характер.

2.8 Пирамида Бенджамина Франклина

Эта методика представляет собой систему планирования и достижения целей как краткосрочных, так и долгосрочных. Свое название методика получила в честь ее автора – Бенджамина Франклина.

Бенджамин Франклин (1706-1790) – известный во всем мире американский политический деятель, дипломат, бизнесмен, ученый и изобретатель, иностранный член Российской академии наук. Будучи политиком, этот человек внес большой вклад в развитие Соединенных Штатов Америки, несмотря на то, что президентом страны он никогда не был. Его портретом украшена купюра достоинством в сто долларов.

Биография Бенджамина Франклина весьма интересна. Он родился в простой семье и был пятнадцатым по счету ребенком (всего в семье Франклинов было семнадцать детей). Учился Бенджамин в обычной сельской школе, закончил всего два класса, а уже в возрасте десяти лет был вынужден пойти работать. Будучи очень трудолюбивым и любознательным, он обожал учиться, получать новые знания. Он самостоятельно выучил несколько языков, серьезно интересовался наукой и даже придумал несколько изобретений.

Бенджамин Франклин стал одним из образованнейших и известнейших людей своего времени благодаря неуемной тяге к знаниям и работе над собой. Он самостоятельно освоил несколько профессий, изучил французский, испанский, итальянский языки, латынь. В течение 20 лет Франклин издавал «Пенсильванскую газету» и почти 30 лет - литературный журнал «Альманах бедного Ричарда». Он открыл первую в США публичную библиотеку, создал Американское Философское Общество и основал Пенсильванский Университет. Заинтересовавшись физикой, Франклин самостоятельно прошёл путь от полного профана до учёного с мировым именем, сделал важнейшие открытия в области электричества и создал теорию кораблестроения. По сей день широко используются такие изобретения Франклина, как громоотвод, электрический запал, бифокальные очки, летнее время и т.д. Кроме того, Франклин - один из наиболее видных политических деятелей Америки. Он был одним из авторов Декларации независимости США и под ней стоит его подпись. В годы борьбы Америки за независимость Франклин был посланником в Европе и заключил союзный договор с Францией, а затем и мирный договор с Англией. И это ещё далеко не полный список того, чем прославился этот удивительный человек.

Главными качествами Бенджамина Франклина были высокая работоспособность, целеустремленность, умение грамотно распоряжаться своим временем, выделяя главные цели и отбрасывая ненужные. Франклин считал, что человек, который не ценит свое время, никогда не сможет добиться успеха в жизни. Именно ему принадлежит известная фраза «Время – деньги». Для того чтобы использовать время как можно рациональнее, Франклин разработал собственную систему планирования и достижения целей и пользовался ею всю жизнь. Как видим, она оказалась успешной. На сегодняшний день эта система планирования, называемая пирамидой Франклина, пользуется успехом у деловых людей и тех, кто желает прожить жизнь с пользой, не тратя времени впустую.

Пирамида состоит из нескольких ступеней (блоков). Каждый блок характеризует определенную цель. Все вместе они составляют совокупность больших и малых желаний и стремлений человека, которые он хочет реализовать. Разберем структуру пирамиды более подробно.

Блок 1. Жизненные ценности

Это самый большой блок – фундамент всей пирамиды. На фундаменте этих ценностей человек строит свою жизнь. К сожалению, на сегодняшний день только небольшой процент людей задумывается о таком важном вопросе, как жизненные ценности.

Рисунок 2.1 – Пирамида Б. Франклина (ступень 1)

Для того чтобы определить их, необходимо задать себе следующие вопросы: «Для чего я живу?», «Какова цель моей жизни?», «Какой след я хочу оставить после себя?», «Что является для меня самым важным в жизни?». Честно ответив на эти вопросы, можно понять свои приоритеты. Для одного человека это материальный достаток и уверенность в завтрашнем дне. Для другого - благополучная семья, любящая жена и счастливые дети. Для третьего - слава и высокий социальный статус. Для четвёртого - власть. Для пятого - познание. Для шестого - служение во имя человечества... Определив свои ценности, человек понимает, к чему ему стоит стремиться. Бенджамин Франклин утверждал, что жизненные ценности человека определяют его стремления и желания. Он считал, что духовные принципы гораздо важнее любых материальных достижений. Именно духовные принципы помогают человеку строить жизнь в согласии с собой. Сам Франклин выделил самые важные, на его взгляд, моральные принципы и всю жизнь придерживался их. Давайте рассмотрим, какие принципы он ценил и как их понимал.

• Воздержание. Необходимо соблюдать умеренность в еде и выпивке.

• Молчание. Говорить нужно только те слова, которые могут оказаться полезными для себя или других, и не тратить время на пустую болтовню.

• Порядок. Каждой вещи должно быть выделено определенное место, а каждое дело должно делаться в отведенное ему время.

• Уверенность. То, что должно быть сделано, нужно делать; если что-то решил – обязательно сделай.

• Расчетливость. Деньги должны приносить пользу, поэтому тратить их стоит только на нужные вещи, избегая пустых расходов.

• Трудолюбие. Необходимо ценить время и не растрачивать его на бесполезные занятия, от которых не будет никакого прока.

• Честность. Всегда быть честным с другими людьми, не лгать и не лукавить.

• Справедливость. Не совершать злых и нечестных поступков, всегда поступать справедливо.

• Умеренность. Не отвечать злом на обиды со стороны окружающих, стараться быть терпеливым к недостаткам других людей.

• Чистота. Придерживаться не только физической, но и духовной чистоты, содержать свои вещи в порядке.

• Спокойствие. Спокойно относиться к событиям, происходящим в жизни, не быть слишком эмоциональным.

• Целомудрие. Не идти на поводу у своих инстинктов, контролировать тело и разум.

• Скромность. Стараться быть похожим на Иисуса Христа и Сократа.

Бенджамин Франклин старался всегда придерживаться этих моральных принципов в своей жизни, в том числе и в политике, и благодаря этому добился успеха. Поэтому каждый человек должен определить свои духовные ценности и жить в соответствии с ними.

Блок 2. Глобальная цель

Следующий этап - построение второго этажа пирамиды, опирающегося на первый.

Рисунок 2.2 – Пирамида Б. Франклина (ступень 2)

Исходя из составленного списка, человек должен решить, чего он хочет добиться. Некоторые ещё называют этот этап «выбором Достойной цели». Например, если кто-то считает, что для него наиболее важны «известность», «власть» и «высокий социальный статус», он может решить, что он хочет стать президентом страны. Надо поставить перед собой глобальную цель. Важно убедиться, что выбранная цель действительно отвечает всем жизненным ценностям из составленного на предыдущем этапе списка.

Глобальная цель предполагает максимальные достижения, которые человек хотел бы реализовать. Пример: художник, для которого основными жизненные ценностями являются слава и известность, будет стремиться стать знаменитым на весь мир и создать шедевры, которые будут цениться даже после его смерти.

Блок 3. Генеральный план достижения цели

Генеральный план достижения цели строится исходя из глобальной цели.

Рисунок 2.3 – Пирамида Б. Франклина (ступень 3)

План включает в себя много этапов, проходя которые человек будет все ближе и ближе подходить к своей цели. Возьмем для примера все того же художника. Для того чтобы достичь мировой славы, ему необходимо сначала окончить художественную школу, затем ВУЗ, выработать свой стиль живописи, принимать участие в городских, региональных, международных выставках, налаживать связи с влиятельными лицами в мире искусства и т. д.

Блок 4. Долгосрочный план

Долгосрочный план составляется на несколько лет вперед. В нем необходимо расписать все свои шаги и обязательно указать сроки их выполнения. Так человек будет четко видеть, что и когда он должен сделать. Строгие временные рамки не позволят ему расслабляться и тратить время впустую.

Рисунок 2.4 – Пирамида Б. Франклина (ступень 4)

Весьма важно указать, достижению, какого именно (каких именно) пункта генерального плана способствует достижение данной конкретной цели. Ещё более важно указание конкретного срока - если человек говорит себе: «Когда-нибудь я обязательно куплю машину» (напишу книгу, пойду учиться в университет...), он может тянуть годами и в результате так и не достигнуть цели, но если он назначает себе конкретный срок, он значительно увеличивает шансы добиться своего.

Блок 5. Краткосрочный план

Пятый этаж - краткосрочный (на срок от нескольких недель до нескольких месяцев) план.

Рисунок 2.5 – Пирамида Б. Франклина (ступень 5)

Этот план составляется на несколько недель или месяцев вперед и является этапом реализации каждого конкретного пункта плана долгосрочного. Здесь человек ставит перед собой конкретные задачи. Например, если он планирует поступать в ВУЗ, то краткосрочным планом достижения этой цели станет подготовка к тестированию, экзаменам или собеседованию.

Блок 6. План на день

Название этого плана говорит само за себя: здесь указываются действия, которые необходимо выполнить в течение дня.

Рисунок 2.6 – Пирамида Б. Франклина (ступень 6)

То есть, в этом случае краткосрочный план необходимо разбить на мелкие шаги. Каждый шаг должен быть таким, чтобы его можно было выполнить за один день. Например, при подготовке к экзаменам можно разделить материал, который следует выучить, на маленькие части и каждый день учить по одной из них.

План на день можно реализовать и другим способом. Для этого все дела нужно разделить на три группы:

• Первостепенные. Сюда относятся дела, которые необходимо сделать обязательно, даже если обстоятельства будут складывать так, что возникнет желание отложить их. Это цели, которые непосредственно касаются глобальной цели.

• Второстепенные. Это действия, которые желательно выполнить сегодня, но если возникнут какие-то препятствия, то их можно отложить на другой день. Их выполнение не влияет на реализацию глобального плана.

• Малозначимые. Сюда относятся дела, выполнение которых можно без всякого ущерба отложить на довольно длительный срок – на недели и даже месяцы. Если та или иная цель постоянно откладывается на потом и переносится, стоит пересмотреть ее: возможно, она вообще не нужна и от нее лучше отказаться совсем, отдав предпочтение чему-то более важному.

Практическое использование пирамиды Франклина

Поначалу составленная вами пирамида может показаться сложной для реализации. Но это только на первый взгляд. Как только вы возьметесь за работу, все окажется не так уж страшно.

Начинайте двигаться к своей глобальной цели с воплощения в жизнь плана на день. Для этого каждый вечер перед сном составляйте список дел на завтра. Можете делать это не вечером, а с утра, если вам так удобнее. После этого приступайте к их выполнению.

Чтобы успеть сделать все задуманное, начинайте день с самых важных (первостепенных) дел. После того как они будут закончены, переходите к второстепенным задачам. А если останется свободное время, то можно заняться малозначимыми делами.

Первое время у вас может не получиться жить по этому плану, постоянно будет возникать желание отвлечься от запланированных дел и заняться чем-нибудь другим. Не отчаивайтесь и не отступайте от задуманного и постепенно вы станете более дисциплинированы.

Составленные планы можно и даже нужно периодически пересматривать, корректировать, изменять. Например, план на день можно менять несколько раз в течение дня с учетом возникающих обстоятельств; краткосрочный план можно корректировать раз в несколько недель; долгосрочный – каждые полгода, а генеральный – раз в год.

Специалисты рекомендуют время от времени пересматривать свою глобальную цель. Ведь жизнь не стоит на месте, и то, о чем вы мечтали несколько лет назад, сейчас может показаться вам не таким уж желанным и привлекательным. Ваши жизненные ценности с возрастом также могут поменяться. А отсюда естественным образом последуют изменения во всех остальных блоках пирамиды.

Ведение дневника

методики планирования времени очень популярны в Европе, и система Франклина занимает среди них далеко не последнее место. Там даже можно купить специальный дневник, оформленный таким образом, чтобы его можно было использовать согласно этой системе. В этом дневнике выделены и расчерчены страницы для каждого блока пирамиды.

Ведение дневника позволяет контролировать реализацию задуманного. Вы можете сделать такой дневник самостоятельно. Для этого приобретите толстую тетрадь, большой блокнот или канцелярскую книгу. Запишите туда свои жизненные ценности, укажите глобальную цель, распишите генеральный план, составьте долгосрочные и краткосрочные планы. Не забывайте ежедневно составлять планы на день. Обязательно оставьте пустые страницы после каждого блока. Они понадобятся вам для внесения изменений.

Составляя список ежедневных дел, выделяйте первостепенные, второстепенные и малозначимые задачи. Для удобства можно обозначить их буквами А, В, С или как-то по-другому. Каждое выполненное дело помечайте или вычеркивайте. То, что выполнить не успели – переносите на другой день. С таким дневником вы всегда будете помнить, что и когда вам нужно сделать и постепенно научитесь использовать свое время рационально.

Попробуйте жить в соответствии с пирамидой Франклина и через некоторое время вы заметите, как преобразится ваша жизнь. Даже если в силу каких-то причин вы так не достигнете глобальной цели, то все равно научитесь правильно распоряжаться своим временем и обязательно добьетесь успеха в жизни.

2.9 Рекомендации профессора Л.Зайверта

Немецкий профессор, руководитель Института стратегии и эффективного использования времени (г. Гейдельберг, Германия) Лотар Зайверт предлагает следующие десять «золотых» правил, выполнение которых поможет руководителю добиться экономии времени.

1. Формируйте рабочие блоки, в которые вы будете включать выполнение крупных или сходных по характеру заданий.

Тому, кто постоянно прерывает свою нужно значительно больше времени, чем сосредоточившемуся исключительно на выполнении работы такого же объема. Перерывы требуют дополнительных затрат времени и усилий для очередного «разбега» и «погружения» в работу. Если объединить выполнение нескольких небольших по объему, но сходных по характеру работ (например, телефонные разговоры, ответы на письма корреспондентов, обсуждение служебных вопросов с сотрудниками) в рабочие блоки, то экономия времени будет налицо.

2. Намеренно уединяйтесь и устанавливайте неприемные часы.

Для, выполнения чрезвычайно важных заданий необходимо иметь возможность работать спокойно, без каких-либо помех извне. Недопустимо, чтобы двери вашего рабочего кабинета были открыты всегда и для всех. Кроме того, все равно невозможно устроить так, чтобы вас всегда могли застать по телефону, ведь время от времени приходится выезжать к клиентам, на переговоры и т.п. Значит, необходимо установить личные неприемные часы. Для этого следует переключить телефон на секретаря, коллег или воспользоваться автоответчиком. Только в этом случае в вашем рабочем расписании появится промежуток времени, когда вы сможете, максимально сосредоточившись, добиться наивысшей производительности труда и результативности. На поступившие в этот период телефонные звонки можно будет ответить позднее.

3. При проведении переговоров устанавливайте регламент, а также определяйте необходимые затраты времени для выполнения определенных заданий.

Продолжительность выполнения той или иной работы обычно зависит от имеющегося в распоряжении времени. Едва ли не каждый деловой человек жалуется на слишком затяжные и малорезультативные переговоры. Обсуждать следует все, что необходимо, но не более часа. Этого времени вполне должно хватить для того, чтобы выслушать все точки зрения и принять основные решения. Порой деловые встречи превращаются в бесполезную «говорильню». Чаще всего их назначают на 10 часов утра, и переговоры длятся до обеда. Между тем, если встречу назначать на 11 часов утра, то она также непременно закончится к обеду, причем, возможно, с лучшим результатом. Итак, следует устанавливать жесткие временные рамки при проведении переговоров, совещаний и т.п. Время — деньги, и если последние постоянно считают, то затраты времени, в конечном итоге тоже имеющие свое денежное выражение, учитывают крайне редко.

4. Придерживайтесь принципа установления приоритетов при выполнении всех видов работ.

Никто не в состоянии справиться со всеми делами, которые необходимо или хотелось бы сделать. Широко распространенным явлением и проблемой является стремление сделать сразу слишком много дел. Однако в сутках лишь 24 часа. Чтобы как-то растянуть свой рабочий день, некоторые прихватывают, в случае крайней необходимости еще и часть ночи. Не забывайте, что стресс возникает не от того, что мы сделали, а от того, что мы не успели сделать. Нас угнетает сознание того, что мы не успели закончить работу. Единственная возможность справиться с потоком заданий, деловых встреч, договоренностей — это четко и однозначно установить для них приоритеты, ориентируясь на достижение собственных целей и выполнение действительно важных дел. Благодаря этому можно наилучшим образом использовать каждый день, час и минуту. В первую очередь целесообразно браться за то дело, которому отводится приоритет № 1.

5. По возможности выполняйте только действительно важные дела (Принцип Парето).

Вильфредо Парето в XIX в. обнаружил, что лишь небольшая часть результата какой-либо деятельности представляет собой действительную ценность. Так, к примеру, 80% успеха фирмы достигается благодаря лишь 20% клиентов или только в 20% текста статьи кли циркулярного письма содержится 80% всей информации. Если мы при чтении, на совещаниях, при занесении данных в компьютер и т.п. ограничимся тем, что является действительно важным, то, использовав лишь 20% своего рабочего времени, мы получим 80% результата. Главная трудность заключается в том, чтобы выявить те 20%, от которых зависит успех дела. В данном случае малое решающим образом определяет многое!

6. В полной мере используйте делегирование как оплачиваемую услугу.

Ни один деловой человек, дорожащий своим временем, не должен делать все сам. Те задания, выполнение которых могли бы взять на себя другие, непременно должны выполнять именно они. Тому, у кого совсем нет подчиненных или сотрудники не обладают достаточной квалификацией, следует набрать подчиненных с соответствующей подготовкой или позаботиться об обучении уже имеющегося персонала. Поскольку делегирование полномочий влечет за собой значительную экономию времени, выгоднее и дешевле всего длительное время пользоваться платными услугами вне своей фирмы, прибегая к помощи различных агентств, консультационных фирм и организаций, оказывающих различные услуги. В современных условиях на рынке услуг предлагается любая квалифицированная помощь. Затраты на использование платных услуг «на стороне» будут в любом случае меньше, чем затраты работодателя на содержание дополнительного штатного сотрудника.

7. Крупные задания выполняйте небольшими частями (тактика «нарезания салями»).

Еще Альберт Эйнштейн подметил, что большинству людей нравится рубить дрова потому, что при этом за действием сразу следует результат. Именно из-за того, что результат отдален по времени, людям свойственно «увиливать» от крупных и непростых заданий или медлить с их выполнением, иначе говоря, откладывать их «в долгий ящик». Даже сильно проголодавшись, человек не в состоянии съесть сразу целого быка, он может каждый день съедать примерно два бифштекса. Цели и проекты также следует делить на небольшие порции и выполнять их в течение достаточно длительного времени, каждый день отводя на эту работу примерно по два часа. По достижении первой промежуточной цели выявятся и определенные результаты, которые будут стимулировать выполнение оставшихся задач.

8. Устанавливайте для самого себя сроки выполнения дел категории «А».

В благих намерениях, как правило, недостатка нет, не хватает обычно времени, чтобы выполнить задуманное. Причина проста: только соберешься взяться за намеченное, как нужно провести незапланированную деловую встречу, затягиваются переговоры, Возникают непредвиденные обстоятельства или просто отвлекают мелкие, повседневные дела, и тогда приходится отказываться от задуманного. Если же заранее, например, в начале месяца, в рабочем календаре зарезервировать определенные временные блоки для выполнения своих начинаний и воспринимать их как заранее запланированные деловые встречи или совещания, да к тому же пометить их тем же цветным маркером, который вы используете для обозначения всех своих важных дел, то это психологически настроит вас на обязательность их выполнения. Когда вы станете в дальнейшем заносить в календарь сроки новых переговоров, совещаний и т.п., то невольно «споткнетесь» о свою прежнюю запись и будете вынуждены перенести намечаемое мероприятие на другой срок. Этого не случится, если в календаре будет отсутствовать запись о задуманном вами деле. Только так можно заставить себя непременно выделить в своем расписании время для выполнения действительно важных для вас дел, относящихся к так называемой категории «А», или А-дел. Записи о планируемых собственных А-делах точно так же, как и записи о деловых встречах, совещаниях и т.п., нужно дополнить конкретными сведениями, т. е. цифрами, датами и фактами (ЦДФ).

Когда сроки проведения различных мероприятий будут согласовываться с другими сотрудниками, «договоренности с самим собой» следует непременно учитывать при планировании всех остальных дел.

9. Главные задачи выполняйте рано утром (ощущение успеха).

«Утренний час дарит золотом нас». Кто не переживал такого: уже в начале рабочего дня все планы нарушаются из-за непредвиденных обстоятельств: нагромождение незапланированных разговоров, телефонных звонков и т.п. перечеркивает все самые хорошие задумки? Однако то, что выполнено заранее (например, перед всеми повседневными делами, такими, как разговоры по телефону, ответы на деловые письма, совещания и т.п.), создает ощущение истинного успеха; результат ранней работы никто уже не сможет у вас отнять или испортить. Секрет успеха многих предпринимателей заключается в том, что они еще ранним утром дома или на рабочем месте непосредственно перед началом рабочего дня успевают выполнить то или иное важное для них дело или, по крайней мере, начать его. Подобное решающее опережение в любом случае окупается.

10. Сознательно учитывайте в рабочих планах колебания уровня работоспособности.

Большинство из нас на себе ощущает, что производительность труда в течение рабочего дня меняется, она то достигает пика, то резко снижается. Происходит это независимо от того, является ли человек «жаворонком» или «совой». В любом случае следует планировать выполнение наиболее важных работ на периоды повышения работоспособности. В это время человек чувствует себя полным сил и успевает сделать значительно больше и с лучшим результатом, чем в период спада работоспособности. Работы рутинного характера, не имеющие большого значения, следует выполнять в послеобеденное время. При планировании дел на день следует помнить, что самые важные дела выполняются в начале рабочего дня. В период наивысшей работоспособности целесообразно проводить собеседования с сотрудниками, совещания и деловые встречи с клиентами. Период спада работоспособности посвятите консультациям и телефонным звонкам.

 

Контрольные вопросы

1. Что такое тайм-менеджмент?

2. Назовите основные поглотители рабочего времени?

3. Назовите основные правила делегирования?

4. Поясните суть метода Альпы.

5. В чем состоит суть методов «проглатывания лягушки», «швейцарского сыра» и «борьбы со слонами».

6. Нарисуйте матрицу Эйзенхауэра и приведите примеры задач каждой группы.

7. Поясните сущность методики Беджамина Франклина и возможность его практического использования.